個人情報保護方針

制定：　2022年 12月 1日
改訂：　2023年 10月 1日
株式会社ソフィアコミュニケーションズ
代表取締役　林田　佳代

株式会社ソフィアコミュニケーションズ（以下、「当社」という。）は、企業・組織向け研修、個人・女性向けセミナー、創業支援業、インキュベーションセンター管理・運営などの事業を行っています。
当社はこのようなサービスを提供する中で、個人情報を保護することが当社の社会的責務と考え、以下の個人情報保護方針を定め、これを実行しかつ維持します。

1.当社は、事業の内容及び規模を考慮し、適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。特に、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないこと及びそのための措置を講じます。

2.当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3.当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のための措置を講じます。

4.当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談に適切かつ迅速に対応します。下記の個人情報苦情及び相談窓口までご連絡ください。

5.当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

＜個人情報苦情及び相談窓口＞
株式会社ソフィアコミュニケーションズ
個人情報保護管理者：林田　佳代
Tel：03-3450-3600
受付時間：月～金 10:00～17:00

情報セキュリティ基本方針

株式会社ソフィアコミュニケーションズ（以下、当社）は、お客様からお預かりした/当社の/情報資産を事故・災害・犯罪などの脅威から守り、お客様ならびに社会の信頼に応えるべく、以下の方針に基づき全社で情報セキュリティに取り組みます。

1.経営者の責任

当社は、経営者主導で組織的かつ継続的に情報セキュリティの改善・向上に努めます。

2.社内体制の整備

当社は、情報セキュリティの維持及び改善のために組織を設置し、情報セキュリティ対策を社内の正式な規則として定めます。

3.従業員の取組み

当社の従業員は、情報セキュリティのために必要とされる知識、技術を習得し、情報セキュリティへの取り組みを確かなものにします。

4.法令及び契約上の要求事項の遵守

当社は、情報セキュリティに関わる法令、規制、規範、契約上の義務を遵守するとともに、お客様の期待に応えます。

5.違反及び事故への対応

当社は、情報セキュリティに関わる法令違反、契約違反及び事故が発生した場合には適切に対処し、再発防止に努めます。

制定日:2023年11月11日
株式会社ソフィアコミュニケーションズ
代表取締役　林田佳代

個人情報の取扱いについて

株式会社ソフィアコミュニケーションズ（以下、「当社」という。）における個人情報の取扱いを以下に記載します。

１．個人情報の利用目的

（1）当社へ入社を希望される方の個人情報

募集要項等の送付や連絡のため。採用選考業務のため。

（2）当社の社員等の個人情報

業務上の管理を含む雇用管理のため。健康保険手続き、社会保険関連手続き、福利厚生等のため。

（3）当社へお問合せの際に取得する個人情報

当該お問合せへの連絡・回答のため。

（4）お取引先様ご担当者の個人情報

業務上必要な諸連絡・商談・契約等のため。取引先情報管理、支払い、収入処理のため。

（5）受託業務で取り扱う個人情報（保有個人データではありません。）

委託元のお客様との契約内容の履行のため。

（6）当社主催のイベント、セミナー、研修等参加の個人情報

当該イベント、セミナー、研修等の参加申し込み者への連絡のため

２．開示等の求めに応じる手続き

（1）開示等の求めの申し出先

「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載しています）

（2）開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式

以下のものを当社「個人情報苦情及び相談窓口」までご送付ください。

①開示等を申請する様式: 当社に「開示等の申請書」を用意していますので、ご連絡ください。

②本人確認資料: 運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カード、マイナンバーカード　（なお本籍地の情報は塗りつぶしてください。）本人の代理の方が請求する場合、代理人本人であることの確認に併せ代理人本人であることの確認も必要です。; ・法定代理人の資格を証明する書類は、戸籍謄本のほか、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書等が該当します。; ・任意代理人の資格を証明する書類は、委任状が該当します。

③手数料: 「保有個人データの利用目的の通知」と「保有個人データの開示」については1件のお申し込みについて手数料として1,000円いただきます。1,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。

３．保有個人データの安全管理のために講じた措置

当社は、保有個人データを保護するため、以下の安全管理措置を講じています。その他、安全管理措置に関する詳細なご質問は、個人情報お問合せ窓口までご連絡ください。

（1）基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保について取り組むために、基本方針を策定しています。

（2）個人データの取扱いに係る規律の整備

個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人データの取扱いに係る規程類を策定しています。

（3）組織的安全管理措置

個人データの取扱いに関する責任者を任命するとともに、法令又は規程に違反している事実やおそれを把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しています。個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。個人データの取扱状況を確認するため、定期的に自己点検の実施や外部の者による審査を受けています。個人データの取扱状況の把握及び見直しを行い、個人情報保護体制の改善に取り組んでいます。

（4）人的安全管理措置

個人データの取扱いに関して、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、定期的な教育を実施しています。個人データを取扱う従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。

（5）物理的安全管理措置

個人データを取扱う区域において従業者および来訪者の入退室管理を行っています。個人データを取扱う機器、書類、電子媒体等の利用、保管、廃棄等に関する措置を定め、盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

（6）技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。個人データを取扱う情報システムに対する、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証しています。個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

（7）外的環境の把握

外国における個人情報の取扱いについて、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで上記安全管理を適切に講じています。

株式会社ソフィアコミュニケーションズ
住所：東京都港区高輪4丁目23-6-906
代表取締役：林田佳代

＜個人情報苦情及び相談窓口＞
個人情報保護管理者：林田佳代
Tel：03-3450-3600
月～金 10:00～17:00

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
03-5860-7565　／　0120-700-779